آلية إدارة طلبات العضوية في الجمعية العمومية

جمعية العلاقات العامة والإعلام بعنيزة

1442هـ – 2021هـ

مقدمه: – 

وفقا للائحة الأساسية للجمعية فيختص مجلس الإدارة بالنظر في طلب العضوية للجمعية العمومية بمختلف أشكالها وتسبيب قرارات رفضها.  

أولا/ آلية البت في طلبات العضو الجديد: – 

1. شروط طلب الانضمام لعضوية الجمعية العمومية: – 

على المتقدم بطلب الانضمام في عضوية الجمعية العمومية استيفاء اشتراطات العضوية الواردة في اللائحة الأساسية للجمعية وهي:-

1. إذا كان طالب العضوية شخصًاً من ذوي الصفة الطبيعية فيشترط فيه الآتي: 
   1. أن يكون سعودي الجنسية. 
   2. ألا يقل عمره عن الثامنة عشرة. 
   3. أن يكون كامل الأهلية . 
   4. أن يكون حسن السيرة والسلوك. 
   5. ألا يكون قد صدر بحقه حكم نهائي بإدانته في جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة، ولم يردَّ له اعتباره. 
   6. الالتزام بسداد اشتراك العضوية حسب المبلغ المحدد في اللائحة الأساسية . 
   7. أن يقدم طلباً للانضمام يتضمن اسمه حسب هويته الوطنية ولقبه، وسنه وجنسيته ورقم الهوية الوطنية ومحل إقامته ومهنته، وبيانات التواصل بما يشمل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف الجوال، ويرفق بطلبه صورة من هويته الوطنية. 
2. إذا كان طالب العضوية شخصاً من ذوي الصفة الاعتبارية من الجهات الأهلية أو الخاصة فيشترط فيه الآتي: 

1. أن يكون سعوديا. 
2. الالتزام بسداد اشتراك العضوية. 
3. أن يقدم طلباً للانضمام يتضمن اسمه حسب الوثيقة الرسمية وجنسيته ورقم التسجيل أو الترخيص وعنوانه الوطني، وبيانات التواصل بما يشمل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف، ويرفق بطلبه صورة من السجل التجاري أو الترخيص أو صك الوقفية، أو ما يثبت حالته النظامية وفقًاً للنظام الحاكم له ،ويكون ساري المفعول. 
4. أن يعين ممثلاً له من ذوي الصفة الطبيعية، ويجب أن تتوفر فيه الشروط الواجبة في عضوية الشخص من ذوي الصفة الطبيعية. 

2. ضوابط الاشتراك السنوي: – 

يجب على كل عضو في الجمعية أن يدفع الاشتراك المحدد حسب نوع العضوية التي ينتمي إليها والمحدد في اللائحة الاساسية، ولا يحق له ممارسة أي من حقوقه في حالة إخلاله بسداد الاشتراك، وتكون أحكام الاشتراك حسب الآتي: 

1. يؤدَّى اشتراك العضوية مرة في السنة، أو بناء على جدولة شهرية وحسب طلب العضو وما يقرره مجلس الإدارة، مع مراعاة الآتي: 
   1. وجوب أداء الاشتراك السنوي قبل نهاية السنة المالية. 
   2. لا يعفى العضو من سداد المبالغ المستحقة عليه في الجمعية في حال انتهاء عضويته بها. 
2. إذا انضم أحد الأعضاء إلى الجمعية خلال السنة المالية، فلا يؤدي من الاشتراك إلا نسبة ما يوازي المدة المتبقية من السنة المالية للجمعية. 
3. يجوز للمجلس إمهال أعضاء الجمعية غير المسددين إلى موعد انعقاد أقرب جمعية عمومية. 

3. آلية دفع الاشتراك الدوري: – 

1. يتم مخاطبة جميع الأعضاء بطلب سداد الاشتراك من خلال المدير التنفيذي أو من ينيبه قبل موعد الجمعية العمومية السنوي بثلاثة اشهر . 
2. في حال تخلف العضو عن السداد قبل انعقاد الجمعية العمومية  يتم تكرار التواصل معه. 
3. في حال عدم التزامه بالسداد لمدة ستة أشهر  بعد انعقاد الجمعية العمومية يتم الرفع للمجلس للنظر فيه.
4. في حال رأى المجلس فصله يصدر بحقه قرار بإنهاء عضويته.

4. إجراءات التعامل مع الطلبات المقدمة: – 

1. على المدير التنفيذي أو من ينيبه إيضاح الأحكام للمتقدم وتسليمه نسخة من اللائحة الأساسية وسياسات الجمعية والتأكد من استيفاءه للشروط.
2. يقوم المتقدم بتعبئة نموذج طلب العضوية الورقي أو الإلكتروني ويقدم صورة من هويته.
3. يتم عرض الاستمارة بعد استكمالها على مجلس الإدارة أو من ينيبه المجلس للبت فيها.
4. يبلغ طالب العضوية بما يقرره المجلس في شأن طلبه ؛ بالقبول أو الرفض مع ذكر أسباب الرفض إن وجدت بخطاب رسمي وموقع من رئيس مجلس الإدارة او من ينيبه .
5. إذا تمت الموافقة على العضوية يتم التواصل مع العضو لدفع رسوم الاشتراك عن طريق التحويل على حساب الجمعية ومن ثم تحرير سند له بذلك.

6. اضافة بيانات العضو في سجل الجمعية العمومية في حال الموافقة على عضويته.
7. إصدار بطاقة العضوية وتسليمه لها وفق النموذج المعتمد والإحتفاظ بنموذج التسليم.
8. في حال عدم سداد العضو لرسوم العضوية خلال شهر من قبوله يتم رفع اسمه وبياناته لمجلس الإدارة أو من ينبيه المجلس، للتواصل معه بإحدى وسائل الاتصال المتاحة وإمهاله شهرين آخرين للسداد.
9. في حال عدم سداد الاشتراك بعد الشهرين يتم شطب اشتراكه بقرار من مجلس الإدارة أو من يفوضه المجلس وإبلاغ الوزارة بذلك في خلال شهر. 

ثانيا/ آلية إلغاء العضوية: – 

1. حالات فقدان العضوية من الجمعية عمومية.

1. الانسحاب من الجمعية، وذلك بناء على طلب خطي يقدمه العضو إلى مجلس الإدارة، ولا يحول ذلك دون حق الجمعية في مطالبته بأي مستحقات عليه أو أموال تكون تحت يديه. 
2. الوفاة
3. إذا فقد شرطًاً من شروط العضوية. 
4. إذا صدر قرار من الجمعية العمومية بسحب العضوية، وذلك في أي من الحالات الآتية وحسب تقدير الجمعية العمومية: 

1. إذا أقدم العضو على تصرف من شأنه أن يلحق ضرراً مادياً أو أدبيًاً بالجمعية. 
2. إذا قام العضو باستغلال عضويته في الجمعية لغرض شخصي. 

5. إذا تأخر العضو عن أداء الاشتراك عن موعد استحقاقه وفق ضوابط دفع الإشتراك. 

2. إجراء التعامل مع حالات فقدان العضوية من الجمعية العمومية. 
3. في حالة الإنسحاب:- 

1. يتم تعبئة العضو إستمارة اعتذار عن عضوية الجمعية العمومية مع ذكر المبررات إن وجدت.
2. عرض الطلب على مجلس إدارة الجمعية وإصدار قرار بزوال العضوية. 

2. في حال فقد العضو شرط من شروط العضوية يتم اصدار قرار من مجلس الإدارة بإلغاء العضوية.  
3. يتم إبلاغ من زالت عضويته خطيا بخطاب رسمي موقع من رئيس المجلس او من ينيبه مع ذكر الاسباب وحقه في الإعتراض.
4. يجوز للعضو بعد انتفاء سبب زوال العضوية أن يقدم طلباً إلى مجلس الإدارة لرد العضوية إليه، وعلى المجلس أن يبت في الطلب بقرار مسبب ويبلغه إلى العضو. 

5. يتم حذف العضوية من سجل أعضاء الجمعية العمومية في حال اعتماد المجلس إلغاء العضوية.
6. يتم إبلاغ الوزارة بأي تغيير يطرأ على حالة عضو الجمعية العمومية وذلك في خلال شهر من حدوث التغيير.
7. لا يجوز للعضو أو من زالت عضويته ولا لورثته المطالبة باسترداد أي مبلغ دفعه العضو للجمعية سواء كان اشتراكًاً أو هبًةً أو تبرعًاً أو غيرها.